Her sene Haziran ayı ile birlikte tatlı bir mezuniyet telaşı başlar. Evinizde olmasa bile komşunuzda, mahallenizde, işyerinizde hatta dolmuşta, metroda, metrobüste, bu heyecanı yaşayanları mutlaka görürsünüz. Pek öyle görünmese de, hem mezun olan hem mezun eden hem de bu sürece destek veren aile vb herkesin içinde olduğu büyük ve kapsamlı bir kutlamadır, mezuniyet...

Bu kadar koşturmanın ardından akılda kalan tek şey ise, keplerin hep bir anda havaya fırlatıldığı o an ve eve getirilip başköşeye konulan bir diploma belgesidir. Ama gerçekte detaylar çok daha fazladır ve bir mezuniyeti unutulmaz kılan da bu detaylardır. Nasıl mı? Gelin hep birlikte bakalım

Geçenlerde, uzun yıllardır anaokulu işleten bir arkadaşımın davetiyle böyle bir mezuniyet törenini gözleme fırsatım oldu. Gözlediğim ve zaman zaman destek de verdiğim nokta; bizzat organizasyonun yönetim (reji) masası olunca, iş daha da keyifli bir hale geldi. Mezuniyet töreni öncesinde daha küçük sınıfların yılsonu gösterilerinin de olduğunu düşündüğünde, işin heyecanı ve stresi de ona göre arttı tabii ki.

Önce şöyle bir düşünün...

• Öncelikle gösteri ve mezuniyet töreni için en uygun mekân günler hatta haftalar öncesinden belirlenecek,
• Onlarca öğretmen ve 3-6 yaş arası çocuk, aylarca hazırlık yapacak; gösteriden önce roller dağıtılacak, provalar yapılacak, farklı gösteriler için farklı kostümler seçilecek, rol değişimlerinde kostümlerin de değişimi sağlanacak, en uygun müzik/şarkı bulunacak,
• Destek hizmetler olarak; gereken masa sandalye vb temin edilecek varsa düzenlenecek, seyircilerin hoş geldin kokteylleri dahil tüm çocukların ve personelin yeme içme ihtiyacı planlanacak, herkesin gösteri mekanına eksiksiz ve zamanında gelebilmesi için okul servisleri durmaksızın çalışacak ve
• Gösterinin teknik altyapısı olarak; sahnenin ses ve ışık altyapısı yine eksiksiz ve zamanında kurulacak, seçilen parçaların gösterinin akışına uygun olarak devreye girmesi sağlanacak, her gösteri için ayrı görsel efektler, resimler, ışıklar planlanacak ve zamanı geldiğinde uygulanacak veee
• Son olarak tüm bunlar –hiç sarkmadan ve hiç boşluk bırakmadan- belirli bir saat aralığında gerçekleşecek ve tabii ki, izlemeye gelen anne-baba, anneanne, babaanne- dede, amca, dayı, hala, teyze, konu komşu tüm katılımcıların mutlu ayrılması sağlanacak.

Evet, evet doğru hatırlıyorsunuz, bu yılsonu gösterisi ve mezuniyet töreni, bir anaokuluna ait.

Hedef; koşulsuz memnuniyet ve tartışmasız başarı olunca, işin küçüğü büyüğü değil iyisi kötüsü devreye giriveriyor kendiliğinden.

Okul işletmecisi arkadaşlarım bu işi 20 yıla yakındır yapıyorlar...

İlk zamanlar, okullarının bahçesinde sınırlı sayıda öğrenci ve ailelerine yaptıkları gösterilerde evden müzik setini getirdiklerini hatırlıyorum. Oysa şimdi, okul bahçesine sığamadıkları gibi bir ilçenin Kültür Merkezi salonunda 3 ayrı seans yapacak kadar yoğun bir ilgiye sahipler. Bu nedenle de artık profesyonel ışık ve ses ekipmanları ve kadroları ile çalışıyorlar.

Yine ilk zamanlar, sınırlı personel sayısı ile herkesin her işi yaptığı ve işbölümünde belirsizlikler olan amatör bir ruh varken, şimdilerde yeterli sayıda personelin kendi üzerine düşeni bildiği ve eksiksiz yerine getirdiği yine amatör ruhlu ama profesyonel bir yaklaşım yerini almış durumda. “Herkes ne yapacağını biliyor!” diyor arkadaşım. “Eskiden, boşta kalan birçok işi ben yapmak zorunda kalırdım, yorgunluktan ölürdüm.” Diye de ekliyor gülerek...

Evet, gerçekten de öyle bu 20 yıla yakın sürenin 16-17 senelik döneminde biz de ailecek şahitiz bu yaşananlara. Bugün geldikleri noktada bir kere daha gurur duydum kendileri ile. Hem kendi tartışılmaz doğruluk ve iyi niyetlerine hem de bugüne kadar doğru söyleneni reddetmeden uygulama istek ve becerilerine.

Son derece başarılı geçen yılsonu gösterisi ve mezuniyet törenine damgasını vuran ise, tartışılmaz şekilde küçüklerin, öğretmenleri ile birlikte yaptıkları “timsah yürüyüşü” idi. Belli ki uzun uzun provaları yapılmış, dizlerin en az zarar görmesi için dizlikler bile düşünülmüştü. Ancak öngörülemeyen, hatta öngörüldüğü halde hatalı hesaplanan tek şey; prova mekânı ile gösteri mekânının ölçek farkıydı. Kendi sınıf ortamlarında 2-3 metre mesafede gerçekleşen provanın, gerçek sahne ölçeğinde 15-20 metreyi bulabileceğini öngörememişti öğretmenimiz. Yanlış yapılan bu hesap hatası nedeniyle, küçükler sahnenin yarısına bile gelmekte zorlandılar, düştüler, ağladılar ve gösterinin nazar boncuğu oldu “timsah yürüyüşü”… Proje yönetimi olarak biz de, 6 temel başarı kriterinin ilk 5’ini geçip sonuncusunda takılmış olduk. Yani, ihtiyacı doğru anlayıp (1) doğru planladık (2), doğru iletişim kurup (3) kaynak ve bilgi yetersizliği yaşamadık (4), yönetim ve kontrol açığı da yaşamadık (5) ama tecrübe (prova) yetersizliğinden (6) dolayı gol yemiş olduk...

Bir kere daha gördük ki; konusu her ne olursa olsun, en iyi planlanan, en iyi şekilde görev dağılımı / paylaşımı yapılan, en iyi teknik altyapı ile desteklenen organizasyonlarda bile önceden öngörülemeyen hesap hataları ile karşı karşıya kalabiliriz

Bu küçük aksiliğe rağmen, salondan ayrılırken tek düşüncem; şirketlerin kendilerini durmaksızın geliştirmelerinin, teknolojiye ayak uydurup müşterilerine daha farklı hizmetler sunmalarının basitliğiydi. Evet, aslında o kadar basitti ki değişimi kabullenmek ve gereğini yapmak. Önce hedefini koyup, bu hedefe varmak için tüm kaynaklarını harekete geçirmek, planlamak, görev ve sorumluluk dağılımı yapmak gerçekten de çok zor değil...

Dilerim büyük küçük tüm şirketler, hedeflerini doğru koyup faaliyetlerini planlayarak ve gereken yetki devrini yaparak çok daha başarılı sonuçlar elde ederler. Uzun bir mücadelenin sonrasında galibiyeti getiren gol sonrasında “timsah yürüyüşü” yapmadan önce de bir kere daha düşünürler. Çünkü farkı yakalamak basit olduğu kadar da zor ve risklidir...

Sevgiyle kalın.